Cum găsiți sistemul potrivit de management al transporturilor
Pentru selectarea TMS-ului corect sunt importante cerințele impuse de procese și fluxurile de lucru ale firmei. Funcțiile interfețelor deschid aici posibilități suplimentare.
Planificarea și organizarea transporturilor este o activitate complexă și deseori stresantă. De regulă nu se ajunge la țintă în linie dreaptă, ci pe un traseu sinuos, cu o multitudine de provocări. Aceasta deoarece fiecare transport are particularitățile sale specifice: tipul și cantitatea încărcăturii, specificațiile vehiculului, restricțiile de la locurile de încărcare și descărcare, comunicarea între conducătorii auto, locurile de expediere și de recepție. Pentru ca totul să se desfășoare fără probleme, dispecerul trebuie să dispună de răbdare, de un al șaptelea simț – și de un sistem de management al transporturilor.
Prin utilizarea interfeței procesele logistice pot fi derulate mai eficient din punct de vedere al timpului și costurilor. Astfel pot fi integrate în procesele zilnice, de exemplu, bursele de transport, sistemele telematice și firmele partenere, iar datele relevante pot fi transferate fără probleme.
Sistemele de management al transporturilor (TMS) îi susțin pe dispeceri în activitatea zilnică. A trecut timpul tablelor de școală și al tabelurilor trasate cu mâna pentru a organiza cât mai eficient cursele zilnice. În plus, datorită coronavirusului procesele manuale, cum este, de exemplu, predarea personală a documentelor de la un birou la altul, sunt ca și imposibile – la fel și pentru angajații care lucrează de acasă. Digitalizarea a fost deja introdusă într-o anumită măsură în birourile de dispecerat ale firmelor de transport și logistică. Este însă eficientă numai dacă firma utilizează un software corespunzător cerințelor.
Înainte de achiziționarea unui TMS trebuie definite cerințele
Firmele care doresc să achiziționeze un TMS trebuie să aibă în vedere procesele și fluxurile lor de lucru specifice. Numeroase sisteme TMS sunt specializate pe anumite tipuri de încărcături sau oferă numai funcții de bază. Cine oferă transporturi cu camioane complete nu ar trebui să achiziționeze un program care este axat pe grupaje și oferă numai funcții de bază pentru transporturile cu camioane complete.
Implicarea angajaților
Angajații sunt de mare ajutor la alegerea unui program. Dezvoltarea proceselor se poate face numai cu aceștia. De aceea este important ca angajații să fie implicați cât mai devreme în proiect – ideal deja din faza de selectare a software-ului. O cerință esențială este acceptarea schimbărilor utile în activitatea de zi cu zi. În cele din urmă, angajații sunt cei care lucrează cu programul.
Definirea funcțiilor de bază
În faza următoare trebuie decise funcțiile pe care programul trebuie să le ofere în activitatea de zi cu zi. Este posibil să nu fie utilizate toate funcțiile disponibile momentan, ci este importantă și dezvoltarea proprie. De folos în acest sens poate fi un dosar cu specificații. Aici pot fi înregistrate nu numai procesele care determină fluxul de lucru în transporturi, ci acesta poate fi de folos și la selectarea ofertantului de TMS. Dacă din oferta firmei de software lipsesc funcții relevante, respectivul ofertant poate fi respins.
Interfețele sunt importante
Un TMS nu este atotcuprinzător și nu poate să controleze fiecare etapă a lanțului de activități. De aceea, în funcție de structura firmei și controlul proceselor, de la primirea comenzilor până la contabilitate și facturare, este necesară deseori crearea de interfețe cu alte programe și sisteme. Prestatorii de servicii de transporturi și de logistică, care lucrează, de exemplu, cu un sistem ERP, trebuie să poată stabili o conexiune la acesta, pentru a face posibil transferul automat al informațiilor importante, cum sunt datele master și numerele comenzilor. Astfel este redusă posibilitatea introducerii erorilor și nu mai este necesară repetarea acestor etape de lucru, iar dispecerul se poate concentra asupra repartiției optime a comenzilor la mijloacele de transport.
Conectare automatizată cu terții
Interfețele nu sunt necesare numai pe plan intern, pentru programele backoffice. Pentru ca dispecerii să-și poată desfășura activitatea digitală cât mai eficient sunt necesare și alte interfețe. Prin acestea pot fi integrate în mod automatizat în procesele zilnice, de exemplu, bursele de transport, sistemele telematice și firmele partenere, , iar datele relevante pot fi sincronizate fără probleme.
Tehnologia utilizată pentru interfețe este Application Programming Interface (API), interfața de programare a aplicațiilor. Aceasta asigură transferul de date între programe și citirea exactă a datelor.
Prin sistemul Smart Logistics System de la TIMOCOM utilizatorii au posibilitatea de a obține, prin intermediul unei interfețe, accesul simplu, sigur și rapid la numeroase alte aplicații. Printre acestea se numără și Bursa de transporturi, care cuprinde până la 750 000 de oferte mărfuri pentru transportat și de capacități de transport zilnice, precum și instrumente și funcții prin care pot fi controlate și urmărite digital comenzile de transport rutier. Prin utilizarea interfeței procesele logistice pot fi derulate mai eficient din punct de vedere al timpului și costurilor.